Pravidla oznamování.

2. Předmět úpravy

V návaznosti na ustanovení Směrnice EU a zákona se upravuje zejména:

a) podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání,

b) podmínky poskytování ochrany fyzické osoby, oznamovatele, která oznámení učinila.

3. Působnost a smysl oznamovacího systému

a) Vytváří se vnitřní oznamovací systém jako bezpečný postup pro přijímání a šetření oznámení.

b) Oznamovací systém se zavádí na dobu neurčitou, je závazný pro všechny zaměstnance IBK, kteří s ním byli seznámení obvyklým způsobem, jiným osobám během obvyklé pracovní doby a také způsobem umožňujícím dálkový přístup.

c) Smyslem je nastavit a zdokumentovat postupy pro přijímání, správu a šetření oznámení, včetně postupů pro ochranu osobních údajů oznamovatelů, zavést bezpečné nástroje pro přijímání oznámení, zvýšit povědomí zaměstnanců a dalších osob o možnosti zabránit protiprávnímu jednání.

4. Vymezení základních pojmů

a) Dotčená osoba je fyzická nebo právnická osoba, která je v oznámení či zveřejnění uvedena jako osoba, jíž se porušení přičítá, nebo s níž je tato osoba spojována.

b) Externí oznámení je ústní nebo písemné poskytnutí informací o prošetření příslušnému orgánu.

c) Informace o porušení jsou informace včetně důvodných podezření, o skutečných či možných porušeních, k nimž došlo nebo velmi pravděpodobně dojde v organizaci, ve které oznamující osoba pracuje nebo pracovala, či v jiné organizaci, s níž oznamující osoba je nebo byla v kontaktu na základě své pracovní činnosti a o pokusech o utajení takového porušení.

d) Interní oznámení je ústní či písemné poskytnutí informace o porušení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému.

e) Následná opatření jsou jakákoliv opatření přijatá příjemcem oznámení za účelem posouzení pravdivosti tvrzení uvedených v oznámení a případně k řešení oznámeného porušení mimo jiné prostřednictvím opatření jako je interní šetření vyšetřování, stíhání, opatření k zpětnému získání finančních prostředků a ukončení řízení.

f) Odvetné opatření je jakékoliv přímé či nepřímé jednání či opomenutí, k němuž dochází v pracovních souvislostech a které bylo vyvoláno interním, popřípadě externím oznámením nebo zveřejněním a které zejména oznamující osobě či osobě, která poskytla pomoc oznamující osobě i dalším osobám působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu (například rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, změnu pracovní doby).

g) Oznámení či oznamování je ústní či písemné poskytnutí informací o porušení.

h) Oznámením nejsou řádné nebo mimořádné opravné prostředky, žádosti o uplatnění opatření proti nečinnosti, ani občanskoprávní, obchodněprávní nebo pracovněprávní podání.

i) Oznamující osoba je fyzická osoba, která oznámí či zveřejní informace o porušení, jež získala v souvislosti s činnostmi souvisejícími s prací (dále také „oznamovatel“) a která je chráněna před odvetným opatřením.

j) Porušení je jednání či opomenutí, které je protiprávní a týká se právních předpisů a aktů Unie a oblastí spadajících do věcné působnosti zákona.

k) Povinná osoba je IBK jako subjekt, který zřizuje vnitřní oznamovací systém a který na základě uložené povinnosti určuje příslušnou osobu.

l) Práce nebo jiná obdobná činnost je zaměstnání, samostatná výdělečná činnost, dobrovolnická činnost, odborná praxe nebo stáž nebo výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejichž předmětem je poskytování dodávek služeb nebo stavebních prací nebo jiného obdobného plnění. Rozumí se jí i ucházení o práci nebo jiná obdobná činnost.

m) Prostředník je fyzická osoba, která pomáhá oznamující osobě při oznamování v pracovním kontextu a jejíž pomoc by měla být důvěrná.

n) Protiprávní jednání je jednání, které mají znaky trestného činu nebo přestupku, dále jednání porušující právní předpis upravující určité vymezené oblasti (zadávání veřejných zakázek, hospodářskou soutěž, daně z příjmů právnických osob, zpracování osobních údajů, životní prostředí, ochrany spotřebitele a popřípadě další zákonem vymezené taxativní oblasti).

o) Příslušná osoba je fyzická osoba, která je zodpovědná za přijímání a posuzování oznámení.

p) Totožnost oznamovatele je chráněný údaj, který nelze sdělit bez výslovného souhlasu oznamovatele třetím osobám, s výjimkou dožádání ze strany orgánů činných v trestním řízení či dalších výjimek, které stanovují právní předpisy.

q) Zveřejnění je zpřístupnění informací o porušení veřejnosti.

5. Oznámení

a) Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo, nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně vykonával nebo vykonává práci či jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce či jiné obdobné činnosti, a které má znaky trestného činu, má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, nebo porušuje zákon nebo jiný právní předpis či předpis Evropské unie v oblasti finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů; daně z příjmů právnických osob; předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele; souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti; bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích; ochrany životního prostředí; bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví; radiační ochrany a jaderné bezpečnosti; hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek; ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví; ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů; ochrany finančních zájmů EU; fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva EU.

b) Oznámení dále obsahuje údaje o jménu příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, přičemž se má za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Tyto údaje nemusí oznámení obsahovat, bylo-li podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě pro přijetí oznámení nebo státnímu zaměstnanci známa.

6. Výjimky z oznamování

a) Oznamovatel je oprávněn oznámit informaci týkající se bankovního tajemství, smluvní povinnosti mlčenlivosti, povinnosti mlčenlivosti podle daňového řádu a povinnosti zachovávat mlčenlivost podle jiných právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost.

b) Oznámením není oznámení nebo jeho část, která obsahuje informace, které jsou z oznamování vyňaty, tj. informace u nichž zájem na jejich ochraně převažuje nad zájmem na ochraně oznamovatele, a to zejména informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky (například svrchovanost, územní celistvost, vnitřní pořádek a bezpečnost), informace o činnosti zpravodajských služeb a informace, jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství.

c) Oznamovatel nesmí porušit povinnost zachovávat mlčenlivost při výkonu činnosti notáře, notářského kandidáta a notářského koncipienta, státního zástupce, asistenta státního zástupce a právního čekatele, advokáta a advokátního koncipienta, soudního exekutora, exekutorského kandidáta a exekutorského koncipienta, soudce, soudce Ústavního soudu, asistenta soudce a justičního kandidáta, zaměstnance notáře, soudního exekutora, advokáta a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo obdobné zahraniční společnosti, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb, dále při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci a při poskytování zdravotních služeb.

d) Oznamovateli, který poruší povinnost mlčenlivosti či důvěrnost informací nenáleží ochrana a může být postižen pro protiprávní jednání, kterého by se tím dopustil.

7. Způsoby podání oznámení

a) Oznámení je možno podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, který IBK zřídilo, jako oznámení interní. Oznámení je možné podat také jako oznámení externí prostřednictvím Ministerstva spravedlnosti.

b) Oznámení je možné podat písemně v listinné podobě.

8. Vnitřní oznamovací systém

Oznamovatelé jsou oprávnění podávat oznámení prostřednictvím vnitřního (interního) oznamovacího systému vedeného IBK.

Forma podání oznámení: a) písemně v listinné podobě s osobním předáním, prostřednictvím doručovatele poštovních služeb doporučeným dopisem, nebo dopisem s doručenkou, písemně elektronicky zasláním na zvlášť k tomu zřízenou e mailovou adresu, k níž má přístup pouze příslušná osoba; b) ústně osobně, pokud o to oznamovatel požádá a s příslušnou osobou si domluví termín schůzky, nebo telefonicky, a to na telefonním čísle, které je vyhrazeno pro tyto účely a kterým disponuje příslušná osoba.

Při podání oznámení ústní formou má příslušná osoba povinnost pořídit zvukovou nahrávku, nebo přepis ústního oznámení, ale pouze tehdy, pokud s tím oznamovatel vysloví souhlas. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil, přičemž toto vyjádření oznamovatele se přiloží k záznamu nebo k přepisu.

U všech způsobů podání příslušná osoba zajistí evidenci zákonem taxativně stanovených údajů: a) datum přijetí oznámení, b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresu oznamovatele, jsou-li tyto údaje příslušné osobě známy, c) shrnutí obsahu oznámení, d) identifikaci osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě totožnost známa, e) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo posouzení oznámení pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek.

Za účelem řádného prošetření a posouzení oznámení je vhodné uvést nejméně tyto informace: a) identifikace osob podezřelých ze spáchání porušení a všech dalších zúčastněných osob, b) podrobný popis porušení, c) konkrétní důkaz o protiprávním jednání, případně jakékoliv konkrétní poznatky, které dle oznamovatele zakládají podezření z porušení, d) jakýkoliv kontakt oznamovatele určený výhradně pro potřeby příslušné osoby.

9. Vnější oznamovací systém

Oznamovatelé jsou oprávnění podávat oznámení prostřednictvím vnějšího (externího) oznamovacího systému vedeného Ministerstvem spravedlnosti České republiky. Bližší informace o postupu při přijímání oznámení jsou uveřejněny Ministerstvem spravedlnosti České republiky na internetových stránkách www.justice.cz. Oznámení může být v tomto případě učiněno za použití webového formuláře Ministerstva spravedlnosti https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/, nebo v listinné formě na adrese Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10, nebo e mailem oznamovatel@msp.justice.cz, nebo telefonicky na telefonním čísle +420 221 997 840.

10. Osoba pověřená vedením vnitřního oznamovacího systému

Osobou příslušnou pověřenou vedením vnitřního oznamovacího systému je paní Veronika Fialová, osobou zastupující pověřenou osobu v době její nepřítomnosti je paní Petra Tkáčová.

K podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému výhradně příslušné osobě může oznamovatel využít následující:

a) IBK TRADE a.s., Dolanská 337/7, Liboc, 161 00 Praha 6 a na obálku je nutno uvést „Neotevírat, oznámení, výhradně k rukám příslušné osoby“, tj. pro listinná oznámení,

b) dále lze pro listinná oznámení využít e mail: oznamovatel@ibk-trade.cz,

c) zvláštní telefonní číslo příslušné osoby či v době její nepřítomnosti jejího zástupce je: +420 733 564 414, přičemž bude obsluhované v době od 9,00 hod. do 15,00 hod. v pracovní dny,

d) adresa, na níž bude k zastižení v pracovní dny příslušná osoba, a to v době od 9,00 hod. do 15,00 hod. pro přijetí osobně činěného oznámení po předchozí domluvě je IBK TRADE a.s., Rybničná 18/1, Liboc, 162 00 Praha 6.

Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému lze oznámení podat ústně nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.

11. Postup příslušné osoby po podání oznámení

a) Příslušná osoba vyrozumí oznamovatele o tom, že bylo přijato oznámení nejpozději do 7 kalendářních dnů, ode dne, kdy bylo oznámení přijato; to neplatí, pokud oznamovatel neuvedl kontakt, dále pokud výslovně požádal, aby o přijetí oznámení nebyl vyrozuměn, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. Za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě.

b) Příslušná osoba řádně posoudí důvodnost oznámení a jeho pravdivost, může oznamovatele vyzvat k dalšímu objasnění skutečností uvedených v oznámení či k poskytnutí dodatečných informací, pokud je oznamovatel znám, přičemž stanoví oznamovateli pro poskytnutí dodatečných informací přiměřenou lhůtu.

c) Příslušná osoba prošetří informace v oznámení a v případě jejich potvrzení učiní patřičné kroky, zejména pak navrhne nápravná opatření, případně učiní další kroky, například postoupí podání orgánům činným v trestním řízení, přestupkovým orgánům nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.

12. Ochrana oznamovatele

a) Oznamovatelé jsou chráněni před jakoukoliv formou odvetných opatření.

b) Hlavním odvetným opatřením je zákaz uplatnění odvetného opatření vůči oznamovateli a dalším osobám (prostředníkům, kolegům, pomocníkům oznamovatele, osobám blízkým, právnickým osobám spojeným s oznamovatelem).

c) Ten, kdo nesmí být vystaven odvetnému opatření, má právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li mu odvetným opatřením způsobena nemajetková újma.

d) Ke vzdání se práva na ochranu před odvetným opatřením se nepřihlíží.

13. Podání vědomě nepravdivého oznámení

Fyzická osoba se dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé oznámení, přičemž za tento přestupek lze uložit pokutu do 50 000 Kč.

14. Ustanovení společná a závěrečná

a) Ustanovením těchto zásad a pravidel nejsou dotčeny další povinnosti stanovené právními předpisy Evropské unie, zákony či jinými právními předpisy České republiky.

b) Pokud by aplikací některého ustanovení těchto zásad a pravidel mohlo dojít k porušení Směrnice EU, zákona či jiného právního předpisu, toto ustanovení se nepoužije.

15. Platnost a účinnost

Tyto zásady a pravidla nabývají platnosti dnem podpisu a účinnosti dnem 15. prosince 2023.

Příloha č. 1: Formulář pro oznamování protiprávního jednání

Formulář obsahuje tyto položky: chci být zpětně kontaktován (ano, ne), adresa oznamovatele, e mailový kontakt oznamovatele, telefonický kontakt na oznamovatele, povinný subjekt (na koho nebo proti komu oznámení směřuje), vztah k povinnému subjektu a text oznámení.

Formulář je možné podat listinně nebo e mailem na adresy uvedené v bodu 10. Elektronické podání formulářem na tomto webu není zřízeno.